Como oferecer sessões em grupo na mesma agenda do time?
Na agenda Time (rodízio), ligue Oferecer também sessões em grupo. A mesma página de agendamento passa a mostrar os horários individuais (1:1) e as sessões em grupo juntos. Você decide se a sessão aparece marcada como Em grupo ou como um horário comum.
Quem conduz uma sessão é um membro do time: a pessoa fixada no horário ou, sem uma, alguém sorteado entre os membros que conduzem sessões em grupo.
Antes de começar
- Você precisa de permissão para criar ou editar agendas.
- A agenda precisa estar em Time (rodízio), com o time escolhido, e com Habilitar link de agendamento ligado na aba Geral.
1. Ligue as sessões em grupo
- Abra Comercial → Agendamento → Agendas e edite a agenda do time.
- Na aba Disponibilidade, em Membros e calendários, deixe ligado quem participa da agenda.
- Logo abaixo, ligue Oferecer também sessões em grupo.
2. Escolha quem conduz sessões em grupo
Em Quem conduz sessões em grupo, ligue cada membro que pode apresentar as sessões. Só aparecem os membros que participam da agenda.
Ligar alguém aqui não tira essa pessoa do rodízio dos horários individuais.
3. Defina as vagas e os horários das sessões
- Em Vagas por sessão, informe quantas pessoas cabem em cada sessão (de 1 a 100).
- Deixe Mostrar vagas restantes na página de agendamento ligado se quiser que cada sessão mostre "Restam 12 vagas".
- Ligue Mostrar o selo "Em grupo" na página de agendamento se quiser que a pessoa saiba que o horário é uma sessão em grupo. Desligado (padrão), a sessão aparece como um horário comum e, quando há um horário individual no mesmo instante, só a sessão aparece, para o horário não ficar repetido.
- Clique em Adicionar horário e escolha o dia da semana e o horário de cada sessão.
- Em Quem conduz este horário, escolha uma pessoa do time para fixar o horário com ela, ou deixe em Sorteio entre quem conduz grupo.
- Salve.
Os horários das sessões são no horário de Brasília, e a duração é a Duração (min) da agenda, na aba Geral.
Como o sorteio funciona
- O sorteio acontece quando a primeira pessoa se inscreve na sessão. A partir daí, a sessão fica com quem foi sorteado, e todos os inscritos seguintes entram na reunião dessa pessoa.
- Entram no sorteio só os membros ligados em Quem conduz sessões em grupo que não têm outra reunião nem outra sessão em grupo naquele horário. A escolha segue a mesma distribuição do time (pesos e fila) usada nos horários individuais.
- Se ninguém que conduz grupo está livre, a sessão sem host fixo não aparece na página de agendamento.
O que muda na agenda de quem conduz
- Horário fixo com uma pessoa: ela fica ocupada nos horários individuais naquele horário, mesmo antes de alguém se inscrever, como numa call em grupo.
- Horário por sorteio: ninguém fica ocupado até a primeira inscrição. Depois dela, o horário de quem foi sorteado fica ocupado.
Se não funcionou
- O botão Salvar está desabilitado: se algum horário está em Sorteio entre quem conduz grupo, ligue ao menos uma pessoa em Quem conduz sessões em grupo, ou fixe uma pessoa em cada horário.
- A sessão não aparece na página de agendamento: ninguém que conduz grupo está livre naquele horário, a sessão lotou ou está fora do horizonte e da antecedência mínima da agenda.
- Ao remarcar pelo link pessoal, só aparecem sessões (ou só horários individuais): é o esperado. Quem tem vaga numa sessão troca de sessão, e quem tem reunião individual troca de horário individual.