Como gerencio as sessões de uma call em grupo?
Abra a tela Sessões da agenda em grupo. Nela você vê cada sessão com as vagas ocupadas e quem se inscreveu, e pode mudar as vagas, mover ou cancelar a sessão inteira. Ao mover ou cancelar, todos os inscritos recebem o aviso.
Antes de começar
- A agenda precisa ser do tipo Call em grupo. Veja Como fazer uma call em grupo com várias pessoas no mesmo horário?.
- Para ver as sessões, você precisa de permissão para ver agendas; para mudar vagas, mover ou cancelar, de permissão para editar agendas. Quem só gerencia a própria agenda vê apenas as sessões das agendas dele.
Abrir as sessões
- Abra Comercial → Agendamento → Agendas.
- No card da agenda marcada como Em grupo, clique no ícone de calendário Sessões, ao lado dos botões de copiar e abrir o link.
A tela mostra quatro semanas por vez, agrupadas por dia, no horário de Brasília. Use as setas para ir ao período seguinte ou voltar. Cada sessão mostra quantos se inscreveram (por exemplo, 18/30 inscritos) e, quando for o caso, Lotada, Cancelada ou Encerrada.
As sessões aparecem mesmo antes de alguém se inscrever, e você pode ajustá-las do mesmo jeito.
Ver quem se inscreveu
Clique em Inscritos na sessão. A lista mostra nome, e-mail e telefone de cada pessoa, a situação do agendamento dela e o selo Entrou na reunião para quem clicou em "Entrar na reunião" pelo link pessoal. Quem cancelou continua na lista, marcado como Cancelado.
Mudar as vagas de uma sessão
- Clique em Vagas na sessão.
- Informe o novo número e clique em Salvar vagas.
A mudança vale só para essa sessão. O número não pode ficar abaixo de quem já se inscreveu. Para mudar as vagas de todas as próximas sessões, edite Vagas por sessão na agenda — sessões que já têm inscritos mantêm o número que tinham.
Mover a sessão
- Clique em Mover na sessão.
- Escolha a Nova data e o Novo horário e clique em Mover sessão.
Todos os inscritos vão juntos para o novo horário e recebem o aviso de remarcação. O link da reunião continua o mesmo, e o evento no Google de quem conduz acompanha a mudança. O horário de onde a sessão saiu não volta a ser oferecido na página de agendamento.
O novo horário é recusado se já houver outra sessão dessa agenda nele ou se quem conduz tiver outro compromisso no mesmo horário.
Cancelar a sessão
- Clique em Cancelar sessão.
- Se quiser, escreva o Motivo — ele vai no aviso aos inscritos.
- Confirme em Cancelar sessão.
Cada inscrito tem o agendamento cancelado e recebe o aviso. A sala da reunião e o evento no Google de quem conduz também são cancelados, e a sessão deixa de aparecer na página de agendamento.
Registrar quem compareceu
O comparecimento de uma sessão é registrado pessoa a pessoa, e dá para fazer tudo de uma vez a partir de qualquer inscrito:
- Abra a reunião de um dos inscritos (por exemplo, no drawer da oportunidade dele).
- Em Detalhes, clique na linha Sessão em grupo — ela mostra o resumo da sessão, como 9/30 inscritos · 4 compareceram · 2 no show.
- Na tela da sessão você vê quando ela é, quem conduz, o link da sala e os números: Inscritos, Entraram na sala, Compareceram, No show, Sem desfecho e Cancelaram, além da taxa de comparecimento.
- Em cada inscrito, clique em Compareceu ou No show. Para corrigir, clique em Desfazer.
Para marcar todo mundo de uma vez, use Registrar pela sala → Aplicar: quem entrou na sala vira Compareceu e quem não entrou vira No show. Quem já tem desfecho não muda.
Cada marcação vale como o desfecho da reunião daquela pessoa: aparece no histórico da oportunidade dela e segue as mesmas regras de um no show comum. O nome da oportunidade de cada inscrito abre a oportunidade em outra aba, e o inscrito de onde você abriu a tela aparece destacado como Este contato.
Os botões só aparecem depois que a sessão começa e para quem tem permissão para editar agendas.
Se não funcionou
- Os botões Vagas, Mover e Cancelar sessão estão desabilitados: a sessão já começou, já passou ou foi cancelada — ou você não tem permissão para editar agendas.
- "As vagas não podem ficar abaixo de quem já se inscreveu": cancele as inscrições que sobram (no agendamento de cada pessoa, no CRM) antes de reduzir as vagas.
- "Já existe uma sessão desta agenda neste horário": escolha outro horário, ou mova antes a outra sessão.
- Não aparecem os botões Compareceu e No show na tela da sessão: a sessão ainda não começou, foi cancelada, ou você não tem permissão para editar agendas.