Como fazer a próxima ação aparecer sozinha quando eu concluo uma tarefa?
Use uma cadência de follow-up: uma régua de passos (ligar, mandar WhatsApp, enviar e-mail…), organizada em fases, montada uma vez e aplicada em quantas oportunidades você quiser. A cadência não substitui a próxima ação — ela gera as próximas ações. Ao aplicar, só o primeiro passo vira tarefa. Quando você conclui essa tarefa e marca o resultado, a cadência decide qual é o passo seguinte e o agenda sozinha.
Antes de começar
- Papel: montar e editar cadências exige a permissão de configurar cadências de follow-up (quem configura o funil já tem). Aplicar numa oportunidade exige ver cadências e criar tarefas — o mesmo de quem trabalha o card. Veja a tabela de permissões.
- A oportunidade precisa estar em andamento. Ganha ou perdida não entra em cadência.
Montar a cadência
Abra Configurações do CRM → Cadências de follow-up e clique em Nova cadência. Você escolhe por onde começar:
- Começar do zero: a cadência é criada na hora como Sem título, com um primeiro passo de ligação ("Primeiro contato"), e o editor abre em seguida. Lá você dá o nome e define Descrição, Etapa vinculada, Horário de atendimento, Limite diário por atendente, as fases e os passos.
- Um modelo pronto: ao clicar no modelo, a cadência é criada na hora com nome, fases, passos e a orientação de cada passo (o que falar), e o editor abre para você revisar. Os modelos são Lead inbound — primeira semana, Proposta enviada, Recuperação de no-show, Checkout abandonado, Pós-webinar e Reativação de lead frio.
Depois de criada, a cadência existe mesmo que você feche o editor sem salvar — para ajustar depois, é só abri-la na lista. Ela só é usada depois que você salva no editor.
O mesmo Nova cadência aparece em Aplicar cadência e no atalho da coluna do kanban. Ao salvar no editor, a nova volta já selecionada para aplicar ou já vinculada à etapa da coluna. Se você fechar o editor sem salvar, a cadência fica na lista, mas não é aplicada nem vinculada.
No editor:
- Monte as fases. Cada fase é um grupo de passos com um objetivo — por exemplo, "Prospecção" (as tentativas de contato) e "Reunião" (o que acontece depois que o lead respondeu). Uma cadência simples tem uma fase só.
- Dentro de cada fase, adicione os passos. Em cada um, escolha o tipo (Ligação, WhatsApp, Reunião ou Tarefa), a espera depois do passo anterior e o título que a tarefa vai ter. O Calendário previsto mostra a régua resultante, fase por fase — por exemplo, "D0" com o ícone de ligação, "D2" com o de WhatsApp e "D5" com o de reunião (passe o mouse no passo para ver o tipo).
- (Opcional) Em Etapa vinculada, ligue a cadência a uma etapa do funil. Toda oportunidade que entrar nessa etapa começa a cadência sozinha.
- (Opcional) Escolha o Horário de atendimento e um Limite diário por atendente (veja abaixo).
- Clique em Salvar.
Ligar a cadência a uma etapa pelo kanban
Também dá para fazer isso direto no pipeline: no menu ⋮ da coluna, escolha Cadência de follow-up, selecione a cadência e clique em Vincular à etapa. Cada etapa tem uma cadência por vez — vincular outra tira a anterior daquela etapa. Para parar o início automático, use Desvincular.
A cadência vinculada aparece na página Automações do pipeline, na coluna da etapa, num grupo próprio (Cadência de follow-up) com quantas oportunidades estão nela, o número de fases e de passos. Ela não é uma automação: é a régua de próximas ações que começa quando a oportunidade entra na etapa.
A espera do primeiro passo conta a partir do momento em que a cadência é aplicada; a de cada passo seguinte, a partir da conclusão do anterior.
Aplicar numa oportunidade
No card da oportunidade, use Aplicar cadência — pelo menu ⋮ do card no kanban ou pela área de próxima ação na oportunidade aberta — e escolha a cadência. O passo 1 aparece na agenda do responsável na hora, como qualquer próxima ação.
Ao criar uma Nova tarefa numa oportunidade, o quadro Cadência inteligente logo abaixo da oportunidade leva para o mesmo Aplicar cadência: use quando, em vez de uma tarefa solta, você quer que as próximas ações se agendem sozinhas.
Se nenhuma cadência da lista serve, quem pode configurar cadências clica em Criar cadência ali mesmo e escolhe começar do zero ou um modelo. O editor abre por cima e, ao salvar, a cadência nova volta para a lista já selecionada — é só Aplicar.
O card passa a mostrar em que fase e em que passo está e quando cai o próximo. Na oportunidade aberta, o bloco da cadência mostra as fases e os passos em barras, a fase atual pelo nome e a próxima ação com o prazo; se o prazo já passou, ela aparece em vermelho com o selo Atrasada.
Uma oportunidade roda uma cadência por vez. Para trocar, tire-a da atual primeiro.
Acompanhar o desempenho da cadência
Em Configurações do CRM → Cadências de follow-up, abra uma cadência existente. Ela abre no dashboard: quantas oportunidades estão em andamento, pausadas, concluídas com sucesso e esgotadas, a taxa de sucesso, o tempo médio até concluir, os motivos de encerramento, o funil por passo (quantas ações cada passo gerou, quantas deram certo, quantas estão atrasadas e quantas oportunidades estão paradas nele agora), os últimos 30 dias e o desempenho por atendente. Para mudar a cadência, clique em Editar no rodapé; para voltar, Ver dashboard.
Na oportunidade aberta, as próximas ações geradas por uma cadência têm um ícone de cadência ao lado do responsável. Passe o mouse para ver de qual cadência e de qual passo ela veio; dali dá para abrir a cadência.
Como o resultado escolhe o próximo passo
Ao concluir a tarefa gerada pela cadência, marque o resultado como sempre (para ligação, atendeu ou não atendeu; para WhatsApp, respondeu ou não respondeu):
Exemplo com duas fases — Prospecção (Ligar, WhatsApp, Ligar) e Reunião (Demo, Reagendar demo): se o lead atende na primeira ligação, a cadência pula as outras tentativas e agenda a demo. Se ele não aparece na demo, vem o reagendamento.
Se o último passo da última fase for concluído sem sucesso, a cadência fica esgotada e o card mostra isso: a oportunidade não some do radar, ela espera você decidir o que fazer.
Concluir a mesma tarefa duas vezes (um duplo clique, por exemplo) não cria dois passos.
Quando a cadência para ou pausa sozinha
- Já existe outra próxima ação aberta no card: a cadência não empilha uma segunda. Ela pausa e avisa o motivo. Quando quiser continuar, clique em Retomar.
- A oportunidade foi ganha ou perdida: a cadência para.
- A oportunidade mudou de etapa: a cadência pausa. Se a nova etapa tiver uma cadência ligada a ela, essa começa no lugar.
Em todos os casos, as tarefas que já tinham sido criadas continuam na agenda. A cadência só deixa de criar as próximas.
Tirar da cadência
Na oportunidade aberta, clique em Tirar da cadência. O histórico das tarefas já concluídas fica onde está, e a próxima ação que já estava aberta continua na agenda. Apague essa tarefa se ela não fizer mais sentido.
Horário de atendimento e limite diário
- Horário de atendimento: um passo que cairia fora do horário (de madrugada, num domingo) vai para o início da próxima janela de atendimento. Sem um calendário escolhido na cadência, vale o calendário principal do workspace; se não houver nenhum, o passo cai na hora exata.
- Limite diário por atendente: quando o atendente já tem o limite de tarefas de cadência naquele dia, o passo vai para o dia seguinte. Isso evita que aplicar a cadência em muitas oportunidades de uma vez despeje todas as ligações no mesmo dia. O dia é contado no fuso do atendente.
Desativar ou apagar uma cadência
- Desativar tira a cadência da lista de Aplicar cadência e do início automático pela etapa. Quem já está nela continua até o fim.
- Apagar remove a cadência e para as execuções em andamento. As tarefas já criadas continuam na agenda.
Editar os passos vale também para quem já está na cadência, a partir do próximo passo agendado.
Diferença para o follow-up automático de WhatsApp
O Modo follow-up inteligente cria todos os passos de uma vez, com datas fixas, e envia o WhatsApp sozinho. A cadência de follow-up cria um passo por vez, e quem decide o próximo é o resultado do anterior. As tarefas da cadência são feitas por uma pessoa.